Thuiswerken: 10 tips voor de ultieme productiviteit
Werken vanuit huis wordt steeds populairder. Velen van ons weten daar alles van. Tijdens de corona crisis is thuiswerken namelijk zelfs verplicht voor sommige medewerkers. Aan de ene kant geeft dit voordelen. Maar de grote moeilijkheid van thuiswerken is om gefocust te blijven, en niet afgeleid te worden door van alles en nog wat.
Waarschijnlijk herken je dit als thuiswerker ook. Even snel de was doen tussendoor, de hond uitlaten, uitgebreid lunchen, de krant lezen in het zonnetje...er is altijd wel iets wat gebeuren moet. En aan het einde van de dag kom je er achter dat je niet zo heel productief bezig bent geweest (op werkgebied dan)...
Heb jij hier ook last van? Bekijk dan onze handige tips. Deze helpen je bij het focussen op je werkzaamheden, waardoor je super productief bent. Implementeer deze tips eenvoudig tijdens de barre tocht van je bed naar je laptop:
10 tips voor thuiswerken:
Doe alsof je naar kantoor gaat
Trek je werkkleding aan
Stel deadlines in
Maak een wekelijks plan
Gebruik online communicatie tools
Geen social(e) afleidingen
Neem korte pauzes
Creëer een speciale werkruimte
Bekijk productiviteitsapps
Zorg voor een gezonde routine
01. Doe alsof je naar kantoor gaat
Ga even zitten en stel je voor wat werken vanuit huis betekend. Pak een pen en papier en maak een duidelijke planning voor jezelf. Waarschijnlijk zie je nu veel mogelijkheden om je tijd lekker flexibel in te plannen. Maar daar gaat het al mis. Vooral wanneer je veel werk te verrichten hebt met verre deadlines in het verschiet, is het een verstandige keuze om een strak schema op te stellen.
Ben je gewend om te werken van 9 tot 5? Of ben je 's ochtends creatiever, en zou het daarom beter zijn om rond 7 uur 's ochtends te beginnen? Zoek naar het tijdstip dat voor jou werkt en zorg ervoor dat je je daaraan houdt. Werk vanuit het idee dat je daadwerkelijk een dag naar kantoor gaat. Verwacht dus niet dat je in deze periode een partij brownies kan bakken of je oven grondig kunt reinigen. Daar zou je baas op de werkvloer immers ook niet blij mee zijn...
Structuur is dus de key voor thuiswerken. Houd jezelf verantwoordelijk om je aan de gemaakte planning te houden, en knal tijdens de uren dat je het meest productief bent.
02. Trek je werkkleding aan
Zelfs als je niet van plan bent om je huis uit te gaan; zorg er voor dat je 's ochtends je werkkleding aantrekt (en dan hebben we het niet over een overhemd op je pyjamabroek). Waarom? Omdat aankleden je helpt bij de mentale voorbereiding op "naar je werk gaan". Het maakt het makkelijker om je dag bewust en/of onbewust met volle kracht te beginnen.
Nee, je hoeft geen pak met stropdas aan te trekken (tenzij je dat wilt natuurlijk), maar zelfs als je van pyjama verandert in een iets meer representatieve joggingbroek of spijkerbroek, voel je je al beter. De meeste mensen hebben een ochtendroutine voordat ze naar hun werk gaan, dus sla dat niet over. Mediteer, maak een lekker ontbijtje, sport, doe make-up op (of misschien niet) en neem een douche.
Kortom; doe alles wat je normaal ook moet doen om je voorbereid te voelen voor je werkdag.
03. Stel deadlines in
Mensen vertonen nu eenmaal vaak uitstelgedrag (zoals studenten tijdens de examenperiode). En we begrijpen hoe moeilijk het is om aan een project te werken dat pas over een paar maanden klaar hoeft te zijn. Een goede manier om jezelf tijdens het thuiswerken te motiveren echter, is door je eigen gestelde deadlines te halen.
Stel "benchmarks" in waarmee je prestaties kunt meten en elke dag iets kunt bereiken. Zo werk je elke dag consequent, in plaats van dat je alles op het laatste moment moet doen. Probeer jezelf om te kopen met een extra stimulans. Na het halen van een deadline kun je jezelf bijvoorbeeld een beloning geven. Denk aan een gezonde (of ongezonde) snack, een ontspannend bad of het kijken van je favoriete serie.
04. Maak een wekelijks plan
Net als het stellen van deadlines, is het goed om een weekplan te maken die je zal helpen om gefocust en op schema te blijven. Plan aan het einde van elke week alle aankomende taken voor de week daarop in. Zo kun je na het opstaan meteen aan de slag, zonder dat je een uur verspilt met bedenken wat je moet gaan doen.
Stel daarnaast dagelijkse doelen: begin met het maken van een freelance website, voltooi die ene presentatie voor het einde van de week, schrijf drie posts op social media, of maak een pitch. Wat je ook wilt bereiken; ga ervoor!
05. Gebruik online communicatie tools
Een van de grootste uitdagingen van werken vanuit huis, is communiceren met de rest van je team. Goede communicatie is cruciaal voor een soepele en productieve workflow, omdat het teamleden helpt op één lijn te blijven en misverstanden of fouten te voorkomen. Gelukkig zijn er verschillende tools beschikbaar om medewerkers verbonden te houden. Zowel Slack als Google Hangouts, bieden handige online messaging tools die je in staat stellen om op een efficiënte manier de hele dag door contact te houden.
Als het gaat om meer diepgaande discussies kun je kiezen voor videoconferenties met platforms zoals Skype, Cisco of Zoom. Je kunt bovendien nog een stap verder gaan met Connecteam; een app voor teambeheer die je niet alleen helpt om op afstand met werknemers te communiceren, maar die je ook in staat stelt de planning van werknemers te beheren en belangrijke documenten te verzenden.
Door regelmatig met je team te communiceren, kun je vergaderen en discussiëren zoals je dat normaal gesproken ook op kantoor zou doen.
06. Geen social(e) afleidingen
Social media is waarschijnlijk de nummer 1 afleiding voor iedere thuiswerker. Het kan je productiviteit sneller laten kelderen dan je humeur tijdens een regenbui. Hoe verleidelijk het ook is om de hele dag door je social media feeds te scrollen; begin er niet aan! Voordat je het weet is er een uur verstreken en ben je nog steeds aan het kijken naar foto's van de zus van de vriend van je neef. Probeer dus tijdens het thuiswerken uit te loggen bij al je persoonlijke social accounts.
Zorg er ook voor dat je je inbox niet al te dwangmatig controleert. Uit recente studie blijkt namelijk dat mensen gemiddeld 74 keer per dag hun e-mail checken (!?). Hier hebben we het dus over een van de grootste focusbrekers. Stel 's ochtends, 's middags en 's avonds specifieke tijden in om je e-mails te controleren en te beantwoorden, zodat je je beter kunt concentreren op taken die er écht toe doen.
07. Neem korte pauzes
Er is niets mis mee om even afstand te nemen van je werk, en een korte pauze te nemen. in tegendeel; het zal je focus juist versterken. Heb je een heel productief uur gehad? Geef jezelf dan bijvoorbeeld 5-7 minuten om koffie te zetten, wat yoga te doen of de planten water te geven.
Misschien ben je net klaar met een project of heb je de helft van je inbox doorzocht. Dan is dit een goed moment om een wandeling te maken. Frisse lucht is namelijk super goed om de wolken in je hoofd te laten oplossen. Spreek dan wel met jezelf een exacte tijd af om terug te zijn. Misschien merk je dat het nemen van 15 minuten om te mediteren of te strekken je de mentale verfrissing geeft die je nodig hebt. Vergeet ook niet om iedere dag (rond hetzelfde tijdstip) een lunchpauze te nemen.
08. Creëer een speciale werkruimte
Richt thuis een ruimte in die alleen bedoeld is om in te werken. Dit hoeft niet perse een hele kamer te zijn; een gedeelte van de woonkamer is ook prima. Zolang er maar één gebied is dat je enkel gebruikt voor je werk. Op deze manier associeer je deze plek automatisch met werkzaamheden. Het zal daardoor makkelijker zijn om de drang om iets anders in huis te doen te weerstaan. (En dat het helpt je vervolgens weer om productiever te zijn!).
Houd je werkruimte schoon en op orde. Een opgeruimde plek zorgt immers voor een "opgeruimd" hoofd. Sta vroeg genoeg op om je plekje klaar te maken, vóór de geplande werkuren.
09. Bekijk productiviteitsapps
Of het nu komt door miscommunicatie met je team, of een hele reeks nieuwe afleidingen bij je thuis; je zult misschien merken dat je op een gegeven moment achterloopt met projecten en taken. Om weer op het goede spoor te raken, is het handig om een strategisch weekplan op te stellen en je productiviteit te meten met behulp van tools voor taakbeheer. Denk aan Monday of Trello.
Daarnaast kun je apps voor time management gebruiken, die speciaal zijn ontworpen om de productiviteit te volgen en uitstelgedrag te voorkomen. Voorbeelden hiervan zijn RescueTime en Toggl. Het luisteren naar concentratie muziek kan ook helpen bij een betere focus.
Maak er aan het einde van elke week een gewoonte van om de prestaties van de afgelopen week te bekijken en taken voor de komende week in te plannen. Dit zorgt ervoor dat je projecten niet laat uitlopen en in plaats daarvan vooruitgang boekt bij het behalen van de doelen van het team.
10. Zorg voor een gezonde routine
Werken vanuit huis gaat niet alleen over het scherp houden van je geest; het is ook belangrijk dat je lichaam gezond blijft. Het kan verleidelijk zijn om de hele dag nonchalant te snacken als je koelkast binnen handbereik is, maar probeer dat vooral niet te doen. Voortdurend snacken maakt je vaak traag en onproductief. Houd je in plaats daarvan vast aan een consistent maaltijdschema dat lijkt op dat van een normale werkdag op kantoor. Reserveer één uur voor een gezonde, vullende lunch. En bereid elke avond een voedzame middagsnack, zoals gesneden groenten, fruit of noten. Zo anticipeer je alvast op het eventuele hongeruurtje.
Waar het uiteindelijk allemaal op neerkomt, is dat je jezelf as geen ander kent. Jij weet het beste wat werkt voor jou en je lichaam. Gebruik deze tips echter als houvast. En met een beetje zelfdiscipline, een goed schema en een inspirerende werkomgeving, komt dat thuiswerken helemaal goed. Niets voelt beter dan de dag afsluiten met een gevoel van voldoening!
Marijne Verhoef
Marketing Manager