Hoe kun je een webinar organiseren: alles wat je moet weten

Mensen over de hele wereld blijven thuis om de verspreiding van COVID-19 te voorkomen.

Omdat het niet mogelijk is om grote bijeenkomsten bij te wonen, is het nooit eerder zo belangrijk geweest om virtuele evenementen te creëren. Blijf tickets verkopen en houd klanten betrokken door je evenementen online aan te bieden.

5 voordelen van het hosten van een virtueel evenement

Het runnen van een online evenement heeft veel voordelen. In feite kun je met de juiste opstelling een rijke, innovatieve ervaring voor je gasten creëren.

Hier zijn 5 voordelen om je evenement online te organiseren:

1. Dit is waar klanten naar opzoek zijn. Ook al zijn mensen nu veel thuis, ze willen nog steeds contact maken met andere mensen, leren en naar entertainment kijken. Door je evenement online te zetten, kun je je gasten blijven voorzien van waar ze naar opzoek zijn. Het creëren van een online evenement is een geweldige manier om in contact te blijven met je klanten en ze te laten weten dat je voor ze klaar staat met weer iets interessants.

2. Het biedt meer mogelijkheden voor betrokkenheid. Vaak voelen gasten zich meer ontspannen en open bij virtuele evenementen. Creëer een forum waar gasten hun vragen en opmerkingen kunnen schrijven. Sorteer ze en reageer zoveel mogelijk tijdens je evenement of in een blogpost.

3. Het is makkelijker om te organiseren. Het creëren van een evenement is nog nooit zo goedkoop of eenvoudig geweest. Er is geen complexe logistiek, geen aanwervingskosten en geen afleiding. Laat de inhoud centraal staan ​​en vind creatieve manieren om je bezoekers te betrekken. Stuur berichten rechtstreeks naar je publiek en maak ze aantrekkelijk en actie gericht.

4. Het is grenzeloos. Vergeet het scouten van locaties of zorgen over de capaciteit van je locatie. Nodig zoveel mensen uit als je wilt. Maak van de gelegenheid gebruik om mensen te bereiken die je anders niet zou hebben uitgenodigd. Vergroot je bereik, verkrijg meer naamsbekendheid of breid je contactenlijst uit.

5. Het leeft voort. Trek nieuwe kijkers en toekomstige klanten aan. Bewaar opnames van je evenement op je site of YouTube kanaal. Maak een bibliotheek of stream pagina's die alleen beschikbaar zijn voor leden en laat mensen je evenementen bekijken.

Kies een vast online evenement format

Sommige soorten evenementen kunnen heel goed werken in een passend online format. Hier zijn enkele voorbeelden van evenementen die virtueel uitgevoerd kunnen worden:

• Seminars

• Concerten

• Workshops

• Lessen

• Bijeenkomsten

• Gemeenschapsbijeenkomsten

Bepaal voordat je online gaat, het type evenement dat je organiseert. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wil je één of meerdere presentatoren gebruiken?

• Wil je dat het publiek wordt gezien en gehoord?

• Vindt het evenement live plaats of wordt het vooraf opgenomen?

• Hoe ga je om met bezoekers?

• Wat wil je dat je bezoekers van het evenement krijgen? Informatie? Een gevoel van saamhorigheid? Een visuele of auditieve ervaring?

Kies vervolgens een format dat het beste bij je evenement past. Vergeet niet om al het materiaal dat je nodig hebt te verzamelen.

Webinar

Presenteer je informatie in een diavoorstelling. Dit is een ideale optie voor seminars en lessen.

Benodigdheden: een computer is meestal genoeg om een webinar op te zetten. Bereid van tevoren een diavoorstelling of een script voor. Als je van plan bent een live vraag-en-antwoordsessie te houden, overweeg dan om iemand bij de hand te hebben om vragen en opmerkingen te voor je te ordenen.

Videoconferentie

Gebruik deze optie voor een afspraak, les, workshop of gezellige bijeenkomst. Bedenk manieren om deelname van het publiek aan te moedigen.

Benodigdheden: afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, kan hiervoor meer technische apparatuur nodig zijn. Stel dat je een kookworkshop geeft. Dan komt het professioneel over om je snijplank en kookplaat vanuit een vogelperspectief te filmen. Dit betekent dat je meerdere camera's nodig hebt.

Livestream

Een livestream werkt goed voor grote evenementen, zoals een comedyshow, concert of sportwedstrijd. Hoewel het publiek niet kan worden gezien of gehoord, is het je doel om het gevoel te creëren dat ze bij de show zijn.

Benodigdheden: afhankelijk van de omvang van je evenement, heb je waarschijnlijk professionele technologie en extra personeel nodig. Als je een concert organiseert, wil je er zeker van zijn dat je geluidskwaliteit van hoge kwaliteit is.

Als je al een evenement hebt gepland en nu overschakelt naar een virtuele ruimte, bedenk dan welke elementen werken in een online format en welke aangepast moeten worden.

Zo organiseer je een online evenement

Als je eenmaal weet wat voor soort evenement je wilt organiseren, is het tijd om alles op te zetten. Hier is een stapsgewijze handleiding voor het maken van je virtuele evenement.

01. Verzamel de basisuitrusting

Je hebt een betrouwbare computer nodig die videostreamingsoftware kan runnen zonder storingen, een betrouwbare wifi-verbinding/kabel, webcam/camera, microfoon en headset.

02. Kies de beste online oplossing

Er zijn veel verschillende software-opties die aan verschillende behoeften voldoen. Doe je onderzoek om er zeker van te zijn dat je de beste applicatie voor je evenement gebruikt.

Hier zijn enkele opties:

Webinars

• Zoom

• BlueJeans

Videoconferenties

• Google Hangouts

• Skype

Live streaming

• YouTube Live

• Facebook Live

• Instagram Live

Met Wix en Zoom kun je je evenementen makkelijk online organiseren. Volg deze stappen:

1. Creëer je evenement. Voeg je evenement naam en details toe en kies "Online" voor de locatie.

2. Koppel je Zoom account. Wanneer je Zoom met je Wix site verbindt, kun je automatisch een Zoom link voor je online evenementen maken en deze naar je gasten sturen in de bevestigings- en herinneringsmails.

3. Beheer de online registratie. Verkoop tickets, verzamel RSVP's, bekijk en bewerk gastenlijsten en stuur geautomatiseerde e-mailbevestigingen, herinneringen en meer.

4. Neem je evenement op. Zorg ervoor dat je een live opname van je evenement maakt, zodat je de video op je site kunt delen en er zelfs inkomsten mee kunt genereren.

Lees meer over het koppelen van Zoom aan je Wix website.

03. Doe een testrun

Je kunt nooit genoeg voorbereidt zijn. Voer minstens één testrun uit om te controleren of alle apparatuur en je programma's werken. Vraag teamleden, collega's of vrienden om deel te nemen aan het evenement om te controleren of ze kunnen deelnemen en of alles werkt.

04. Promoot je evenement

Laat je gasten weten dat je evenement plaatsvindt. Leid ze naar de kaartverkoop op je website.

• Adverteer op social media. Gebruik social media om nieuwe gasten aan te trekken. Maak aantrekkelijk posts om mensen te laten weten wat je evenement te bieden heeft.

• Stuur een nieuwsbrief. Gebruik e-mailmarketing om eerdere bezoekers te targeten. Schrijf pakkende onderwerpregels om ontvangers ertoe te brengen de e-mail te openen.

05. Blijf in contact met je gasten

Zodra mensen zich hebben aangemeld, stuur je een bevestigingsmail met een link naar het evenement. Laat ze van tevoren weten welke software ze nodig hebben om toegang te krijgen tot je virtuele evenement en geef ze stap-voor-stap instructies over hoe ze aanwezig kunnen zijn. Geef enkele tips voor het oplossen van problemen en community richtlijnen om ervoor te zorgen dat iedereen kan deelnemen en zich welkom voelt.

Als je je klanten op de hoogte wilt houden van wijzigingen, kun je contact met ze opnemen via de Wix app. Maak een forum zodat je gasten met elkaar kunnen netwerken. Je kunt ook na het evenement contact opnemen met je gasten om feedback te vragen.

06. Voeg je video toe aan je site

Als het evenement eenmaal voorbij is, is het nog niet helemaal klaar. Host de video's op je website als bron voor je community en toekomstige sitebezoekers.

Gebruik Wix Video om een video bibliotheek voor je gebruikers te maken. Upload eenvoudig alle opgenomen evenementen. Je kunt mensen zelfs kosten in rekening brengen voor toegang tot specifieke video's of betaalde abonnementen aanbieden voor je media content.

Klaar om virtueel te gaan? Bekijk het live webinar voor meer informatie.

Door Team Wix